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Depois
da contabilidade e dos impostos, é a vez das informações trabalhistas. Dentro
de pouco mais de cinco meses, empresas de todos os setores terão de se adaptar
a uma nova forma de prestação das contas de seus funcionários. A partir de
2014, a Receita Federal receberá todos os dados relacionados aos empregados
digitalmente – e praticamente em tempo real. As informações são do Portal IG.
Trata-se
da fase social da adequação das empresas ao Sistema Público de Escrituração
Digital (Sped). Todos os dados passarão a constar de uma única plataforma
digital: desde as folhas de pagamento até os prontuários de medicina laboral,
passando pela Relação Anual de Informações Sociais (Rais), Declaração do
Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Cadastro Geral de Empregados e
Desempregados (Caged), entre outros.
Com
menos de seis meses pela frente, empresas enfrentam o desafio de recolher todas
as informações necessárias para a adequação ao novo procedimento. “Na largada o
processo é dolorido, mas o benefício é amplo”, afirma Victória Sanches, da
Thomsom Reuters. A executiva faz parte do grupo de trabalho que, juntamente com
a Receita, elaborou os layouts que deverão ser preenchidos pelas empresas.
Serão
44 eventos relativos a cada funcionário, que incluem registros de férias, folha
de pagamento, pagamento de obrigações, entre outros. Enquanto o sistema não
entra oficialmente no ar, será necessário recolher e reorganizar as informações
de cada empregado. “É saneamento cadastral, armazenar as informações e
capacitar os empregados”, diz.
É
exatamente nesta fase que está a maior parte das empresas, segundo Marcelo
Ferreira, supervisor de Suporte e Implantação da Easy-Way do Brasil. A maior
parte das companhias já tinha seus próprios sistemas de gestão. Daqui para
frente, a padronização passa a ser fundamental – e o formato da Receita tem
sido escolhido. “Há empresas que estão alterando toda a estrutura da base de
dados para se adequar aos leiautes da receita.”
Outra
dificuldade é o prazo de envio. Todos os eventos deverão ser enviados à Receita
no mesmo dia. “Os dados a serem enviados continuam sendo os mesmos, o que muda
é o tempo e a forma como serão enviados”, destaca Ferreira.
O
lado técnico dos Recursos Humanos
Além
do aumento dos custos – as fornecedoras de software não divulgam a média de
preço da contratação do aplicativo –, a contratação de mão de obra
especializada pode ser mais um desafio a ser administrado.
Antonio
Carlos Ferreira, presidente da DBS Partners, empresa de outsourcing de Recursos
Humanos, afirma que o sistema exigirá mais detalhamento técnico dos
profissionais de RH. “Temos muita dificuldade em preencher posições mais
técnicas”, diz. “É muito difícil encontrar quem fuja dessa área mais 'fashion'
dos recursos humanos, de estratégia e gestão de pessoas. O grau de conhecimento
técnico terá de ser bem maior.”
As
empresas que terceirizam os serviços burocráticos, como livro de empregados e
folha de pagamento, têm um motivo a menos para se preocupar. “Pode ser que a
empresa precise fornecer mais informações para que os leiautes sejam
preenchidos adequadamente, mas a formatação dos dados e a transmissão fica a
cargo da terceirizada”, explica Ferreira. No entanto, quem responde pelo
registro da empresa é ela mesma – no caso de algum equívoco e posterior
fiscalização, o outsourcing não será responsabilizado.
Cruzamento
de dados
Atualmente,
a Receita Federal encontra uma diferença de R$ 4 bilhões entre as informações
apuradas e declaradas no Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à
Previdência Social (GFIP) em 2012. Só isso já seria motivo suficiente para a
Receita buscar novas formas de identificar erros e fraudes.
Para
isso, as informações do eSocial deverão se juntar às já coletadas pela Receita
Federal. Segundo o órgão, haverá sincronismo das informações, reduzindo
fraudes, trabalho informal, sonegação tributária e previdenciária. “Para o
Fisco e para o FGTS, haverá um espaço muito menor para a fraude e evasão
fiscal, para o trabalhador será a garantia de que seus direitos não serão
frustrados quando em decorrência da ausência ou precariedade da informação
prestada pelo seu empregador”, informou a Receita Federal em nota oficial.
Para
Leonardo de Albuquerque, gerente jurídico da ProPay, essa era uma mudança que
“tinha de acontecer”. “Desde o começo da implantação do Sped, a evolução de
arrecadação da Receita foi significativa”, afirma.
No
entanto, a extensão do prazo para não é descartada pelo advogado. “Não me
surpreenderei se houver prorrogação da data da entrega. Em mudanças drásticas,
como no caso do ponto eletrônico, o aumento do prazo acaba se fazendo
necessário.”
As
informações estarão disponíveis para os trabalhadores que poderão acompanhar de
perto o status de suas contribuições – bem como dos depósitos feitos pela
empresa. Para o empregador, segundo informa a Receita, servirá como um grande
backup dos registros que as empresas precisam manter, eliminando toda a
necessidade de se manter arquivos em papel por 30 anos.
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